RODO zmieniło wiele obszarów w organizacjach. Jednym z takich obszarów, który należy dostosować do nowych przepisów jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Jakie dane wolno gromadzić w ramach ZFŚS? Jakie obowiązki ma pracodawca względem osób starających się o świadczenie?

Czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i kogo dotyczy?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to środki, które pracodawca przeznacza na socjalne wsparcie pracowników (również w okresie wypowiedzenia), byłych pracowników (emerytów i rencistów) oraz członków ich rodzin, a także członków rodzin zmarłych pracowników (dotychczas pozostający na ich utrzymaniu) lub innych osób ujętych w wewnętrznym regulaminie.

Katalog możliwych świadczeń jest bardzo szeroki i dotyczy między innymi świadczenia urlopowego, dofinansowania do wypoczynku (pracownika lub jego dzieci), paczek żywnościowych z okazji świąt, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, udzielania pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), udzielania zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe zgodnie z warunkami określonymi umową.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowych z ZFŚS określa Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz wewnętrzny regulamin ZFŚS wprowadzony w organizacji.

Obowiązek prowadzenia Funduszu mają pracodawcy, którzy:
a. Zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
b. Prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników).

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych może również powstać na wniosek zakładowej organizacji, która zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pozostali pracodawcy dobrowolnie mogą gromadzić takie środki.

Kto przetwarza dane osobowe z zakładowym funduszu świadczeń socjalnych?

Administratorem danych osobowych jest pracodawca.

Decyzje o przyznaniu świadczeń uzależnione są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Decyzja zostaje podjęta na podstawie przedstawionych stosownych dokumentów wykazujących trudną sytuację nie tylko pracownika, ale również jego najbliższych. Wiąże się to z szeroko pojętym  przetwarzaniem danych osobowych (w tym szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO) np. informacji o stanie zdrowia, które należy chronić z wyjątkową ostrożnością.

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych mówią, że do przetwarzania takich informacji mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Ponadto, osoby, które analizują wnioski, np. członkowie komisji socjalnej muszą zobowiązać się do zachowania tych informacji w tajemnicy.

Zapamiętaj! Osoby odpowiedzialne za przyznawanie środków z ZFŚS powinny zostać pisemnie upoważnione do przetwarzania danych osobowych oraz zobowiązać się do zachowania tych informacji w tajemnicy.

Dane osobowe przetwarzane w ramach ZFŚS

Osoby wnioskujące o pomoc często starają się szczegółowo uargumentować swoją prośbę. Rodzi to ogromne ryzyko dostarczenia informacji nadmiarowych, które nie są istotne dla  oceniających zasadność przyznania świadczenia. Należy pamiętać, że zbieranie danych w szerszym zakresie niż jest to konieczne do realizacji celu, stanowi naruszenie przepisów RODO. Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że w kontekście zbierania informacji w ramach ZFŚS, należy pamiętać o zasadzie minimalizacji wynikającej z RODO (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do niezbędnego minimum, w którym są przetwarzane).

Jakie dane osobowe wolno gromadzić pracodawcy? Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych niestety tego nie precyzują, a określenie ich w regulaminie ZFŚS jest praktycznie niemożliwe. Każdy przypadek jest inny i należy podejść do niego indywidualnie. Pracodawca może wskazać w regulaminie jakiego rodzaju dokumentów będzie wymagał (np. deklaracje podatkowe, akt urodzenia / zgonu), ale jest to dosyć ryzykowne, ponieważ trudno przewidzieć, jakie dokładnie dokumenty będą niezbędne do potwierdzenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o świadczenie.

Zapamiętaj! Nie można zbierać nadmiarowych informacji, które nie są niezbędne do realizacji celu. Do każdego przypadku należy podejść indywidualnie i rozważyć, jakie informacje są potrzebne do podjęcia decyzji o przyznaniu świadczenia.

Dokumentacja dotycząca wniosków ZFŚS zgodna z RODO

Kierując się zasadą minimalizacji należy przetwarzać absolutnie niezbędne informacje. W jaki sposób udokumentować zasadność przyznania środków z funduszu? Na co się powołać w przypadku ewentualnej kontroli czy roszczeń?

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych mówią, że osoba starająca się o przyznanie świadczenia przekazuje niezbędne informacje w formie oświadczenia o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej. Oświadczenie podpisuje osoba uprawniona do korzystania z funduszu i nie ma konieczności, aby robili to również członkowie jej rodziny. Pracodawca ma prawo zażądać uwiarygodnienia przekazanych mu informacji, np. przez okazanie PIT-u małżonka, aktu zgonu w przypadku śmierci bliskiej osoby czy dokumentacji medycznej członka rodziny. Przedłożone dokumenty mogą zostać udostępnione wyłącznie do wglądu i nie wolno sporządzać ich kopii.

Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że okazanie niezbędnej dokumentacji tylko do wglądu jest w pełni wystarczające do dokonania weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z ZFŚS. Dobrą praktyką jest sporządzenie przez członka Komisji Socjalnej lub innego upoważnionego pracownika rzetelnej i kompleksowej notatki obejmującej oświadczenia dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. UODO zaznacza również, że forma oświadczenia wskazuje na dobrowolność jego złożenia. Osoba uprawniona do korzystania z funduszu, która chce skorzystać z przysługującego mu uprawnienia, np. dofinansowania do wakacji, musi złożyć takie oświadczenie, w przeciwnym razie pracodawca nie będzie miał podstaw do wypłacenia danego świadczenia, ponieważ przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS jest uzależnione od kryteriów określonych w ustawie.

Zapamiętaj! Osoba starająca się o świadczenie przekazuje informacje w formie oświadczenia. Pracodawca może zażądać do wglądu dokumentów (np. aktu zgonu), które będą stanowiły potwierdzenie przekazanych informacji, ale nie może robić ich kopii.

Podstawa prawna przetwarzania danych w ramach ZFŚS

Pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz ustalenia ich wysokości w ramach ZFŚS na podstawie:

  • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
  • Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - dotyczy przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. informacje o stanie zdrowia) i umożliwia przetwarzanie tych danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Warto zwrócić uwagę, że we wskazanych podstawach prawnych uprawniających do przetwarzania danych osobowych brakuje zgody osoby, której dane dotyczą. Obieranie zgody od osób, których dane dotyczą jest częstym błędem popełnianym przez pracodawcę. Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że pracodawca ma obowiązek przetwarzać dane w celu przyznania środków z funduszu, ponieważ bez tej wiedzy nie będzie w stanie poznać i ocenić sytuację życiową i materialną osób starających się o świadczenie. Pracodawca nie musi prosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych, a odbieranie tej zgody stanowi naruszenie przepisów RODO – źle dobrana podstawa prawna przetwarzania.

Zapamiętaj! Odbieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest błędem. Pracodawca musi przetwarzać dane osobowe w celu rozpatrzenia wniosku.

Czy pracodawca ma obowiązek informowania członków rodziny o przetwarzaniu ich danych osobowych?

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO administrator danych musi poinformować wszystkie osoby, których dane posiada o zasadach przetwarzania. Są jednak wyjątki.

Urząd Ochrony Danych Osobowych w tym przypadku powołuje się na zwolnienie z tego obowiązku określone w art. 14 ust. 5 lit. c RODO, zgodnie z którym:

administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Artykuł 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS.

Przechowywanie danych osobowych ZFŚS

Pracodawca powinien przechowywać informacje przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń (okres przez który organ skarbowy może dochodzić roszczeń związanych z przyznaniem świadczenia, tj. 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym świadczenie zostało przyznanie).

Należy pamiętać, że w przypadku podmiotów publicznych, które zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mają obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Dokumentacja dotycząca ZFŚS, która zostanie przypisana do konkretnej kategorii wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt musi być przechowywana przez okres określony w tej kategorii, do czasu ich brakowania. Podmioty prywatne nie mają takiego obowiązku.

Pracodawca musi pamiętać o zasadzie ograniczenia w czasie przetwarzania danych osobowych wynikającej z RODO. Cała dokumentacja z ZFŚS powinna podlegać okresowym przeglądom (nie rzadziej niż raz w roku). Informacje, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji określonego celu, np. dofinansowanie z ubiegłych lat do tzw. wczasów pod gruszą, powinny zostać usunięte. Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że pracodawca nie ma podstaw do zbierania danych osobowych „na przyszłość” oraz danych niepotrzebnych do wypłacenia należnego świadczenia.

Zapamiętaj! Administrator ma obowiązek minimum raz w roku dokonywać przeglądów całości dokumentacji z ZFŚS.

Związki zawodowe a ZFŚS

Przepisy ustawy o związkach zawodowych mówią, że ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podziału środków na poszczególne cele i rodzaje działalności są określone w regulaminie opracowanym z organizacją związkową. Uzgodnienia te obejmują konkretne mechanizmy i kryteria dystrybucji świadczeń socjalnych wśród pracowników. Przepisy nie stanowią jednak podstawy prawnej do udostępnienia danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie świadczeń z ZFŚS oraz konsultowania każdej, indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych konkretnemu pracownikowi przedstawicielom związków zawodowych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę na pojawiającą się wątpliwość dotyczącą udostępnienie danych osobowych organizacji związkowej, ponieważ w procesie przyznawania świadczeń z ZFŚS dochodzi do przetwarzania również informacji dotyczących osób, które nie są członkami związku zawodowego:

Jeżeli przepisy prawa – w tym ustawy o związkach zawodowych – nie wskazują wprost na kompetencje związków zawodowych w określonej materii, to takiego uprawnienia nie można domniemywać. Ponadto związek zawodowy nie może żądać udostępnienia danych, gdy jest w stanie zrealizować swoje uprawnienia w inny sposób.

Pracodawca ma obowiązek udzielić zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, np. informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania, działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian, stanu, struktury i planowanych zmianach zatrudnienia, wszelkich działań, które mogą wpływać na zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Często w organizacji funkcjonuje Komisja Socjalna, która powinna mieć w swoim składzie pracodawcę lub jego przedstawiciela, przedstawiciela pracowników i związków zawodowych. Jeżeli w Komisji Socjalnej znajduje się przedstawiciel związków zawodowych, to siłą rzeczy ma on dostęp do danych osobowych zawartych w poszczególnych wnioskach. Należy jednak pamiętać, że jest on zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Podsumowanie

Z całą pewnością pracodawcy mają bardzo duży problem z nadmiarowym gromadzeniem danych osobowych przy rozpoznawaniu wniosków o przyznanie świadczenia oraz podjęciem decyzji, które informacje można usunąć. Należy indywidualnie podchodzić do każdego przypadku i dokładnie przemyśleć, jakie dane będą niezbędne w celu późniejszej weryfikacji zasadności przyznania świadczeń lub wykazania, że zostały przyznane zgodnie z prawem. Trzeba być ostrożnym w przesadnym usuwaniu danych osobowych. Dobrą praktyką jest opracowanie wewnętrznej procedury, która będzie regulować np. proces odbierania wniosków czy prowadzenia notatek weryfikujących oświadczenia wnioskujących.