W sytuacji, kiedy administrator danych pozyskuje dane od osoby, której dane dotyczą powinien zrealizować obowiązek informacyjny w momencie pozyskania tych danych lub przed ich pozyskaniem, np.:

  1. Umieszczenie informacji o przetwarzaniu danych osobowych w treści formularza służącego do pozyskania danych osobowych.
  2. Na początku rozmowy telefonicznej, w przypadku telefonicznych biur obsługi klienta.

W sytuacji, kiedy administrator danych pozyskuje informacje z innego źródła niż osoba, której dane dotyczą, to termin jest dłuższy (art. 14 ust. 3 RODO). Administrator danych ma maksymalnie miesiąc na zrealizowanie tego obowiązku od momentu pozyskania danych osobowych. Termin ten może ulec skróceniu, jeżeli:

  1. Dane wykorzystywane są do komunikacji z osobą, której dane dotyczą – obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony podczas pierwszego kontaktu z tą osobą.
  2. Dane mają zostać ujawnione innemu odbiorcy – administrator danych powinien zrealizować obowiązek informacyjny najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu.