Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych obejmuje szereg działań wykonywanych na informacjach dotyczących zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osób. Działania te mogą być bardzo różnorodne. Przede wszystkim:

• Zbieranie informacji
• Przechowywanie danych
• Modyfikowanie zebranych danych
• Przesyłanie informacji
• Usuwanie danych osobowych

Warto podkreślić, że przetwarzanie danych dotyczy zarówno działań zautomatyzowanych, jak i manualnych. Niezależnie od tego, czy dane są przetwarzane przez zaawansowany algorytm czy ręcznie przez pracownika, podlegają one tym samym regulacjom.

Prawo regulujące przetwarzanie danych

RODO to unijne prawo regulujące przetwarzanie danych osobowych. Weszło ono w życie w 2018 roku i znacząco zmieniło podejście do ochrony prywatności w Europie.

Definicja RODO jest następująca: to zbiór przepisów prawnych, które określają zasady przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej. RODO ma na celu zwiększenie kontroli obywateli nad ich danymi oraz ujednolicenie przepisów w całej UE.

Automatyczne przetwarzanie danych

Automatyczne przetwarzanie danych to proces polegający na analizowaniu i wykorzystywaniu danych, bez bezpośredniego udziału człowieka. Ten rodzaj przetwarzania staje się coraz powszechniejszy ze względu na rozwój sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.

Przykłady automatycznego przetwarzania danych:

1. Systemy rekomendacji: Platformy streamingowe, takie jak Netflix, automatycznie analizują historię oglądania użytkownika, by sugerować nowe treści.
2. Ocena zdolności kredytowej: Banki wykorzystują algorytmy do automatycznej oceny wniosków kredytowych na podstawie historii finansowej klienta.
3. Personalizacja reklam: Firmy marketingowe automatycznie dostosowują reklamy do preferencji użytkowników na podstawie ich aktywności online.
4. Analiza CV: Niektóre firmy używają narzędzi do automatycznego przetwarzania danych osobowych z CV kandydatów, by wybrać najlepiej pasujące profile.
5. Monitoring bezpieczeństwa: Systemy automatycznie analizują dane z kamer i czujników, by wykryć potencjalne zagrożenia.

Obowiązki firmy

Należy pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych w firmach wiąże się z szeregiem obowiązków wynikających z RODO. Oto najważniejsze z nich:

1. Legalność przetwarzania: Każde przetwarzanie danych musi mieć podstawę prawną.
2. Minimalizacja danych: Firmy powinny zbierać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
3. Transparentność: Osoby, których dane są przetwarzane, muszą być o tym informowane w jasny i zrozumiały sposób.
4. Bezpieczeństwo danych: Firma musi zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by chronić dane przed nieuprawnionym dostępem lub utratą.
5. Respektowanie praw osób, których dane dotyczą: Firma musi umożliwić osobom, których dane przetwarza, realizację ich praw, takich jak prawo do dostępu do danych czy prawo do ich usunięcia.

Rola Inspektora Ochrony Danych

Inspektor Ochrony Danych (IOD) odgrywa kluczową rolę w procesie przetwarzania danych osobowych w firmie. Zadania Inspektora Ochrony Danych (IOD) bezpośrednio wpływają na to, jak organizacja zarządza danymi osobowymi. Oto główne obowiązki IOD w kontekście przetwarzania danych:

1. Nadzór nad przetwarzaniem: IOD monitoruje, czy firma przetwarza dane zgodnie z RODO i innymi przepisami. Sprawdza on procesy zbierania, przechowywania i wykorzystywania danych.
2. Doradztwo w zakresie przetwarzania: Inspektor doradza zarządowi i pracownikom, jak prawidłowo przetwarzać dane. Pomaga on w projektowaniu procesów przetwarzania zgodnych z zasadą privacy by design.
3. Edukacja w obszarze przetwarzania: IOD szkoli personel w zakresie prawidłowego przetwarzania danych osobowych. Uczy, jak minimalizować ryzyko naruszeń podczas codziennej pracy z danymi.
4. Komunikacja w sprawach przetwarzania: Inspektor jest punktem kontaktowym dla osób, których dane są przetwarzane. Odpowiada na pytania dotyczące sposobu przetwarzania ich danych i pomaga w realizacji praw wynikających z RODO.
5. Analiza ryzyka przetwarzania: IOD ocenia ryzyko związane z konkretnymi operacjami przetwarzania danych. Na tej podstawie proponuje rozwiązania minimalizujące zagrożenia dla prywatności osób, których dane są przetwarzane.

Podsumowując, IOD pełni funkcję strażnika prawidłowego przetwarzania danych osobowych w organizacji. Jego działania mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że firma przetwarza dane zgodnie z prawem i z poszanowaniem praw osób, których te dane dotyczą. Ponadto przetwarzanie danych osobowych, w tym automatyczne, jest nieodłącznym elementem funkcjonowania w nowoczesnym społeczeństwie. Jednakże, dzięki regulacjom takim jak RODO oraz roli Inspektora Ochrony Danych, mamy większą kontrolę nad tym, jak nasze dane są wykorzystywane. Świadomość tego procesu oraz obowiązków firm pozwala nam lepiej chronić naszą prywatność w cyfrowym świecie.

Zobacz też: Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – wzór